I VANTAGGI PER UN IMPRENDITORE DI CONTRATTARE UN’ASSISTENTE VIRTUALE

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Assistente virtuale, quali vantaggi per gli imprenditori

Sicuramente come imprenditore ti ritrovi quotidianamente a combattere contro questo fenomeno chiamato “crisi”, e sei abituato a individuare le opportunità proprio nei momenti di crisi.

Il mondo del lavoro è cambiato radicalmente: oggigiorno la globalizzazione permette di contrattare personale qualificato indipendentemente da dove sia ubicato, con contratti e tariffe vantaggiose per entrambe le parti.

Una delle professioni che sono emerse come parte di questo cambiamento e della globalizzazione, molto diffusa nel mondo anglosassone e ispanofono, è quella dell’Assistente Virtuale. 

Assistente Virtuale: una professionista per l’imprenditore 

Prima di passare a illustrarti i notevoli vantaggi che come imprenditore puoi ottenere dalla collaborazione con un’Assistente Virtuale, è doverosa una presentazione su questa professione.

La parola di per se genera qualche perplessità, c’è chi l’associa a Siri & company, c’è chi dice che il termine virtuale è troppo freddo e non fa pensare a una persona, c’è chi pensa che si tratta di una centralinista che risponde al telefono a un numero dedicato.

Ma cos’è esattamente un’Assistente Virtuale?

La professione nacque negli USA nel lontano 1992 con Anastacia Brice, che lasciò il posto fisso e iniziò a lavorare da casa fornendo servizi di segreteria e organizzazione di viaggi, in maniera remota.

Da allora la professione si è evoluta notevolmente, tanto che adesso si utilizza anche il termine Online Business Manager, il che spiega perfettamente che non si tratta di una segretaria, ma di una vera e propria Manager.

In altre parole, l’Assistente Virtuale è una professionista online specializzata, che è in grado di fornire supporto a imprenditori e professionisti che lavorano online o offline. (Nella maggior parte dei casi sono donne, ma esistono anche uomini che si dedicano a questa professione).

Quali sono i servizi che può offrire un’Assistente Virtuale?

Certo non tutte le Assistenti Virtuali sono uguali, non tutte sono specializzate negli stessi servizi e non tutte operano negli stessi campi.
Negli USA esistono diverse specializzazioni a seconda della nicchia. Ci sono ad esempio AV specializzate ad assistere professionisti e aziende di Real Estate; poi ci sono le AV che lavorano con autori, conferenzieri e Coach; alcune si specializzano in servizi amministrativi, altre si specializzano in Internet Marketing, oppure Social Media Marketing, altre ancora in assistenza in Eventi Online, e la lista continua…

Una caratteristica comune alla maggior parte delle Assistenti Virtuali è che sono poliedriche, multitasking e hanno una conoscenza approfondita, a 360 gradi del web.

I servizi che un’AV può offrire, possono suddividersi in due macrocategorie: servizi puramente segretariali e amministrativi e servizi specialistici che hanno a che fare con il web, dalla gestione di blog al ghost writing, dalla creazione e gestione di newsletter al Social Media Management passando per il Community Management.

Cosa può fare un’Assistente Virtuale per te, imprenditore?

Se hai un’azienda o un’attività nel mondo “reale”, cioè la tua attività non è esclusivamente online, ecco alcuni dei servizi con i quali un’Assistente Virtuale potrebbe esserti utile:

  1. Gestione di email. Si stima che la lettura delle emails è una delle attività che ruba maggior tempo. Troppo spesso le email non ricevono risposta, il che non trasmette un’immagine molto professionale di un’azienda o un professionista. Avere un’assistente virtuale che filtra le tue email, rispondendo a quelle generiche di richiesta informazioni, etc., e facendoti arrivare solo quelle che richiedono una tua risposta, cambierà radicalmente la tua forma di lavorare, liberandoti di un grosso fardello.
  2. Servizi amministrativi. In questa categoria rientrano servizi vari, come reclamo di fatture, gestione di piccola contabilità, note spese, etc.
  3. Gestione telefonate. Questo non è un servizio che normalmente un’Assistente Virtuale che lavora da sola come freelance è in grado di offrire su una fascia oraria di 8 ore. Pensa che si tratta di una persona che dovrebbe mettere a disposizione 8 ore lavorative solo per te, sarebbe una sorta di “esclusiva” e non è fattibile, sarebbe svantaggioso per entrambe le parti. Però l’assistente virtuale può rispondere alle telefonate in una fascia oraria prestabilita.
  4. Organizzazione logistica. Viaggi, riunioni, convegni: l’assistente virtuale può organizzare integralmente la logistica per facilitarti la vita!
  5. Redazione documenti. Che siano documenti commerciali, lettere, o presentazioni, puoi tranquillamente delegarne la creazione e anche eventualmente revisione a un’assistente virtuale.
  6. Ricerche in Internet. Cerchi informazioni su un nuovo prodotto, sulla concorrenza, cerchi un’assicurazione viaggi, un avvocato, insomma qualunque cosa tu possa cercare in Internet, perdendo del tempo prezioso, può farlo un’assistente virtuale. Alla fine della ricerca ti presenterà un report dettagliato sulla ricerca effettuata.

Se invece sei pronto a dare il salto e portare la tua azienda nel web, oppure sei già attivo nel web, ecco come un’Assistente Virtuale potrebbe aiutarti:

  1. Creazione siti in WordPress. Alcune assistenti virtuali si specializzano in web design, e se non direttamente, possono sicuramente trovare per te un web designer di fiducia.
  2. Creazione e gestione di newsletter. Se non hai ancora una lista, affrettati, perché come dicono gli americani “Money is in the list”. E’ fondamentale avere una mailing list di persone che hanno autorizzato l’invio di messaggi promozionali e non solo. Un’Assistente Virtuale può occuparsi della creazione e gestione della mailing list e dell’invio di newsletter periodiche, utilizzando autoresponder come Aweber, Mailchimp, Getresponse, etc.
  3. Gestione di blog. Alcune assistenti virtuali offrono il servizio di ghost writing, quindi puoi delegare a loro la redazione di articoli per il tuo blog. Altrimenti, puoi preparare tu i tuoi contenuti e l’Assistente Virtuale può occuparsi della parte puramente tecnica: predisporre l’articolo nel blog, trovare l’immagine, ottimizzazione SEO, programmazione e pubblicazione.
  4. Social Media Marketing e Community Management. Alcune AV sono in grado di creare e gestire campagne di Social Media Marketing mirate ad ottenere risultati concreti (più engagement, più followers, etc.). La maggior parte di AV che operano nel campo del Social Media sono a tutti gli effetti Community Manager: gestiscono le pagine e/o i profili Social.
  5. Supporto nella creazione di infoprodotti e lancio di prodotti. Questo è probabilmente uno dei servizi più richiesti: migliaia di professionisti e imprenditori nel mondo creano infoprodotti o cercano un modo per monetizzare le loro conoscenze attraverso il web. Molte assistenti virtuali hanno il know how tecnico e di marketing per supportare i clienti nel lancio del loro prodotto affinché sia un successo.

Quali sono i vantaggi di contrattare un’Assistente Virtuale?

Come avrai intuito i vantaggi di contrattare una figura professionale di questo tipo, una Online Business Manager, sono notevoli.

  • Risparmio economico. E’ certamente uno dei vantaggi più palesi: il fatto di non dover assumere un’assistente a tempo indeterminato o con un contratto di lavoro standard, fa sì che il risparmio economico sia notevole. Attenzione, non vuol dire che pagherai 3 euro all’ora, stiamo parlando di una professionista qualificata e come tale deve essere retribuita. Tuttavia, il costo per te non sarà mai neanche lontanamente paragonabile a quello che pagheresti assumendo una persona nella tua azienda. Innanzitutto, pagheresti solo per il lavoro effettivamente realizzato: è risaputo che il rendimento di un impiegato che lavora 8 ore in un’azienda non è costante, ci sono tempi morti che invece contrattando un’Assistente Virtuale si annullano. Inoltre, quando assumi personale devi pagare contributi, eventuale malattia, permessi, vacanze, etc. Se contratti un’assistente virtuale pagherai solo la tariffa accordata.
  • Risparmio di tempo. Ricorda che il tempo è molto più prezioso del denaro: il tempo è vita. Come imprenditore devi avere tempo per occuparti di ciò che solo tu puoi fare, di ciò che genera entrate e profitti per la tua azienda. Se rispondi alle email stai perdendo tempo prezioso e se non rispondi perché non hai tempo, stai perdendo potenziali clienti.
  • Stai contrattando una Online Business Manager, non una segretaria. Vuol dire che stai contrattando una persona che sarà in grado di organizzare al meglio la gestione delle attività che le delegherai. Sarà lei a dirti “Potremmo fare così per ottenere migliori risultati”. Sarà una Project Manager alla quale delegare con la massima tranquillità.
  • Un’Assistente Virtuale è orientata ai risultati. Le segretarie sono normalmente abituate a eseguire compiti che vengono loro assegnati senza che ci sia, nella maggior parte dei casi, un’organizzazione progettuale a monte. E’ semplicemente la forma in cui si è abituati a lavorare. Se cambi il focus e pensi ad ognuna delle attività da realizzare come progetto e non come task puramente operativo, cambierà totalmente il tuo modo di lavorare. Se ti orienti ai risultati e deleghi integralmente la gestione di un progetto finalizzato ad ottenere i risultati prestabiliti, risparmierai tempo, denaro e la gestione della tua azienda o attività ne guadagnerà in efficienza. Solo un breve esempio per spiegare il cambio di focus dall’orientamento per task all’orientamento per risultati. Se ad esempio deleghi la gestione di una casella di emails, la tua assistente virtuale saprà che dovrà rispondere a tutte le emails nei modi prestabiliti. Tu non dovrai chiederle ogni cinque minuti se ha risposto a questa o quella email: delega tranquillamente sapendo che il risultato da raggiungere è che tu risparmi tempo, ti dimentichi di quella casella di email, e l’assistente virtuale lavorerà al raggiungimento di quel risultato.

Allora, sei pronto a trasformare la gestione della tua attività delegando con tranquillità a un’assistente virtuale?

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