Cosa fa un Assistente Virtuale

tratto da https://www.giornalenotizie.online/cosa-fa-un-assistente-virtuale/

assistente-virtuale-1-696x392Cosa fa un Assistente Virtuale?

Le attività che possono essere svolte da un Assistente Virtuale sono quelle non strategiche ma che sono alla fine imprescindibili perché comunque fanno parte del lavoro di interfaccia con clienti, fornitori, committenti etc. e che non possono essere svolti da chi deve occuparsi del core business. E quali sono queste mansioni? Ne elenco le più macroscopiche con maggiore dettaglio.

  • Comunicazione

In un primo momento può essere difficile delegare la comunicazione con i clienti dell’azienda, soprattutto se la strategia aziendale comporta la creazione di un’esperienza personalizzata per loro. Tuttavia, la comunicazione è una delle attività di business più dispendiose in termini di tempo, in particolare quando viene effettuata tramite e-mail.

Se si è preoccupati di delegare a un Assistente Virtuale uno dei primi otto compiti dell’elenco qui sotto, bisogna considerare questo: man mano che la tua azienda cresce, diventerà impossibile per te condurre personalmente tutte le tue comunicazioni.

Quindi, perché non liberare un po ‘di tempo in questo momento e abituarsi a lasciare che qualcun altro comunichi per conto della tua attività?

  • Filtraggio della casella di posta elettronica e cancellazione di spam / posta indesiderata.
  • Fornire assistenza clienti via e-mail (rispondendo alle richieste di aiuto e ai ticket di supporto).
  • Controllo e risposta alla casella vocale.
  • Scrivere, modificare e inviare e-mail di follow-up a clienti.
  • Lettura di prove e modifica dei messaggi di posta elettronica in uscita.
  • Effettuare chiamate in uscita (tramite Skype o telefonia IP).
  • Fornire supporto live chat per i clienti online.
  • Invio di biglietti di auguri, note di ringraziamento e inviti.
    • Amministrazione aziendale

      Quando si gestisce una piccola azienda o una startup, è pesante affrontare quotidianamente tutte le attività amministrative necessarie, come la creazione di moduli e modelli, la ricerca di lead e la gestione degli account.

      Se l’azienda ha successo, arriverà un punto in cui ci si accorge di trovarsi di fronte a un compromesso costante tra attività che supportano direttamente la crescita e il miglioramento continuo e quelle fastidiose ma necessarie attività di amministrazione.

      Affrontando compiti come i punti qui sotto, l’Assistente Virtuale può far risparmiare la frustrazione di essere divisi tra attività strategiche e amministrative.

      • Trascrizione di file audio e / o video.
      • Preparazione di ordini del giorno per riunioni online o chiamate in teleconferenza.
      • Preparazione e creazione di rapporti.
      • Creazione di moduli da utilizzare nella tua azienda.
      • Creazione di modelli di documento.
      • Lead generation.
      • Filtraggio dati / miglioramento / gestione.
      • Compiti di receptionist.
      • Contabilità.
      • Fatturazione del cliente.
      • Preparazione e creazione di materiali di formazione per il personale dell’ ufficio in loco o di quello virtuale.
      • Doveri del libro paga (come le spese di registrazione o gli orari di lavoro).
      • Social media

      I social media possono rappresentare un enorme vantaggio per gli sforzi di marketing e di coinvolgimento dei clienti, ma se non si ha il tempo di gestire correttamente i social media, tutta questa attività può presto iniziare a scontrarsi contro il proprio lavoro.

      Se invece si assume un Assistente Virtuale con esperienza di gestione dei social media, si può far gestire alcune attività e tenersi in contatto con il “brusio” dei social media che la propria attività sta generando.

      • Creare account di social media.
      • Pubblicazione degli aggiornamenti di stato su Facebook.
      • Creazione di gruppi o pagine fan su Facebook.
      • Gestione e generazione dei follower su Twitter.
      • Pianificazione e pubblicazione di tweet, tracciamento di hashtag e menzioni.
      • Gestione delle attività su Pinterest o Instagram (creazione, identificazione e blocco delle immagini).
      • Caricamento di video su YouTube.
      • Creazione di playlist di YouTube.
      • Moderare e rispondere ai commenti sui siti di social media.
      • Risposta a messaggi e query sui canali dei social media.
      • Marketing digitale

      Non c’è dubbio che il marketing digitale espanda notevolmente la portata di una piccola azienda, ma richieda anche molto tempo.

      Delegare i seguenti punti puoi mettere in grado di dedicare più tempo a lavorare sulla strategia di marketing digitale, mentre l’Assistente Virtuale si prenderà cura di tutto.

      • Gestire il blog aziendale.
      • Moderazione dei commenti sul blog.
      • Aggiunta di immagini e tag ai post del blog.
      • Creazione di liste di contatti di email marketing.
      • Mantenere aggiornati gli elenchi di posta elettronica (aggiungere nuovi abbonati e rimuovere i non abbonati).
      • Creazione e programmazione di e-mail di marketing.
      • Produzione e invio di newsletter via email.
      • Scrivere post di blog o articoli per il sito web aziendale (ma assicurandosi che il proprio VA abbia le competenze necessarie per la creazione di contenuti concernenti l’ambito lavorativo o di interesse e provando in prima persona a scrivere alcuni dei propri post e articoli occasionalmente).
      • Produzione di altro materiale di marketing di contenuto (ad esempio infografiche, white paper).
      • Condurre ricerche su parole chiave.
      • Assistenza personale

      Un altro ottimo modo per risparmiare tempo è lasciare che un Assistente Virtuale organizzi le  attività personali.

      I compiti elencati qui sotto sono solo alcuni dei modi in cui un VA può aiutare ad organizzare la vita da lontano – e ad un prezzo accessibile.

      • Gestire il calendario e il diario aziendale.
      • Pianificazione e gestione degli appuntamenti.
      • Fare piani e accordi per il viaggio d’affari.
      • Fungere da acquirente online personale (ad esempio, acquistare e inviare regali a nome del cliente, trovando i prezzi migliori nei negozi online).
      • Modificare e correggere tutti i documenti che il cliente scrive per la pubblicazione digitale o stampata.

       

      • Promozione aziendale

      Ci sono anche le attività in cui si può promuovere l’azienda per incentivare e fidelizzare i clienti già presenti o per conquistarne di nuovi. Si va dalle convention/forum alle cene di gala, dagli open day ai corporate meeting, dagli eventi culturali come concerti o spettacoli ai corsi di formazione/incentive.

      Per la gestione e la messa in funzione di un evento ci sono molteplici passi da fare per renderlo efficace e ben riuscito quali:

      • Ricerca della location e contatti con la proprietà
      • Contatti col catering se contemplato nell’evento
      • Ricerca e selezione di personale di servizio durante l’evento
      • Gestione della comunicazione sui Social Media e campagna informazione stampa
      • Creazione liste degli invitati su piattaforme dedicate
      • Gestione invio inviti e conferme
      • Programmazione simultanea di newsletter, post e comunicati (con software di programmazione e monitoraggio per social network) nel tempo che trascorre prima dell’evento
      • Supporto di segreteria organizzativa (24h,mail, telefono) con gestione di chiamate o mail da parte di clienti o invitati per chiarimenti sull’evento o sulla registrazione.
      • Gestione e programmazione delle comunicazioni di follow up come post con filmati o foto dell’evento o con informazioni sugli appuntamenti successivi
      • Consegna di liste e statistiche per l’analisi di miglioramento dell’evento e la profilazione di clienti e invitati.

       

      • Gestione delle informazioni aziendali

      La gestione dei dati aziendali è spesso trascurata, anche nelle organizzazioni più grandi. Può essere ancora più difficile gestire i propri dati da soli quando si gestisce una piccola azienda. Allo stesso tempo, è un peccato lasciare che i dati trascurati o tenuti disordinati ostacolino la propria performance.

      Un buon Assistente Virtuale sarà più che capace di eseguire alcune importanti attività, aiutando a rimanere aggiornati sui propri dati e sui sistemi di informazione che li elaborano.

      • Immissione di dati e pulizia per i sistemi di informazioni aziendali (ad esempio, CRM).
      • Gestione di supporti di archiviazione online come Dropbox, Google Drive o altri.
      • Fogli di calcolo e / o gestione del database.
      • Pianificazione e gestione dei backup di dati / sistema.
      • Monitoraggio e reporting dell’attività concorrente / industriale.

 

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