Chi è l’Assistente Virtuale

tratto da https://www.giornalenotizie.online/chi-e-l-assistente-virtuale/

 

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Se non avete sentito ancora parlare di Assistenti Virtuali (non quelle fatte di intelligenza artificiale ma in carne ossa!) allora è il momento di conoscere veramente chi sono e che cosa fanno, dato che svolgono molte attività e si stanno diffondendo sempre di più. Così magari aspirerete a diventarlo o, nel caso opposto, a richiedere i suoi servizi!

Abbiamo chiesto a Krisztina Fekecs chi è l’Assistente Virtuale, chi può usufruirne e quali vantaggi può offrire.

A me piace definire così l’Assistente Virtuale:

Regala tempo a liberi professionisti, PMI e startupper, offrendo servizi di supporto professionale, così da permettere loro di far crescere il business. Mette a disposizione di piccole realtà lavorative le proprie conoscenze e esperienze per aiutarle a delegare le attività meno produttive, a concentrarsi sul business, a comunicare una migliore immagine e a liberarsi dei costi fissi.

Nella nostra mente è ben delineata la figura dell’assistente personale che leghiamo esclusivamente alle aziende e ai manager.

In realtà anche questa figura ha avuto grandi cambiamenti negli ultimi tempi e sta diventando un servizio, o meglio un’opportunità, per chiunque si trovi in situazione di bisogno di un supporto professionale, grazie alle nuove forme di  smart working.

Sottoforma, appunto, di Assistente Virtuale.

Chi può avere un assistente virtuale?

Collaborare con un’Assistente Virtuale per un piccolo business è un’opportunità molto importante, e può davvero cambiare il modo di lavorare.

Ma non funziona come un bottone magico, schiacciando il quale, improvvisamente si avranno tutti i problemi risolti. Per assumere un’Assistente Virtuale bisogna delegare, che per tante persone è una skill da sviluppare e da esercitare.

Innanzitutto, infatti, prima di affidarsi ai servizi di un VA il cliente dovrebbe riconoscere la propria resistenza al cambiamento, capire bene come funziona la collaborazione in modalità virtuale e prepararsi al cambiamento.

Poi provare a trovare un collaboratore competente e professionale che può curare attività più marginali e meno strategiche e affidargliele, fornendo degli obiettivi chiari e puntuali con un’efficace comunicazione degli stessi.

D’altronde il servizio dell’assistente virtuale è diventato un servizio accessibile a chiunque come gli chef a domicilio e la consulente d’immagine. Quante volte molti professionisti hanno pensato così: “se avessi qualcuno a fianco di me che mi possa dare una mano quando ho bisogno? Se avessi una collaboratrice per alcune mie attività potrei sviluppare un progetto nuovo molto più velocemente?”

La buona notizia è che oramai questa esigenza può essere soddisfatta in modo molto semplice. L’assistente personale non è più per forza una dipendente, ma esistono vari professioniste che operano dal remoto senza assunzione, assicurando la massima flessibilità. Di qui il passaggio da personale a virtuale.

L’assistente virtuale infatti lavora dal proprio ufficio o da casa, quindi non si deve assicurarle uno spazio di lavoro né i mezzi necessari per svolgere l’attività.

Non è semplicemente lavoro flessibile o telelavoro. Non è lavorare da casa un giorno alla settimana o al mese. Infine il libero professionista non per forza è uno smart worker.

Questo tipo di attività è un nuovo modo di collaborare e rivede lo standard radicato del lavoro che le aziende hanno usato fino ad ora e che nel prossimo futuro impiegheranno come forma alternativa di organizzazione per affrontare il cambiamento radicale dell’economia 4.0.

Non si possono ignorare le sue peculiarità positive come la flessibilità, la produttività più la prontezza di risposta alla clientela, la soddisfazione del lavoratore e la crescita complessiva dell’ambiente di  lavoro.

Il cambiamento del rapporto tra manager e dipendente, l’uso di tecnologie, applicazioni e software che sostituiscono i sistemi di comunicazione rigidi e il posto di lavoro mobile, non più fisso dentro una location definita e chiusa non sono altro che le caratteristiche principali che contraddistinguono lo Smart Working su cui l’Assistenza Virtuale si fonda.

Peraltro che si tratti di consulente oppure di libero professionista con l’aiuto di un’assistente si può trasmettere un’immagine più professionale, che è un aspetto molto importante nel business. L’assistente virtuale  aiuta a creare e ottimizzare le procedure e rendere l’attività personale più produttiva.

Ci sono metodi molto efficaci come la Matrice di Covey per individuare le priorità vere a cui dare importanza e strumenti efficaci come Asana che possono aiutare a organizzare meglio il tempo. Un bravo leader sa coinvolgere la sua collaboratrice o il suo collaboratore e deve avere al suo fianco una persona che fa team con lui, e lavora per i suoi obiettivi. Questo fa la differenza!

In questo modo al centro dell’organizzazione c’è la persona, dove gli obiettivi personali e professionali coincidono con quelli aziendali, fornendo una maggiore soddisfazione personale e anche una maggiore produttività aziendale.

E la responsabilità del lavoratore aumenta, non diminuisce, essendo consapevole in maniera responsabile della propria attività e quindi più mirato sugli obiettivi senza perdite di tempo tipiche dell’ufficio tradizionale.

In più il lavoro di team è garantito da software di gestione oramai consolidati e dai nuovi sistemi di comunicazione. Per di più l’autonomia è maggiore nella definizione della propria agenda e della tempistica di svolgimento delle attività.

Quali sono i vantaggi per il lavoratore e per il datore di lavoro?

  • Maggiore fiducia con il datore di lavoro e con i collaboratori. La fiducia reciproca è il primo punto su cui parte una collaborazione con uno smart worker.
  • La coscienza responsabile di quel che si deve fare e la chiarezza degli obiettivi prefissati insieme al cliente o al datore di lavoro.
  • La flessibilità dell’orario che uno smart worker deve sapersi dare. Non si deve trattare di libertà inefficace ma di rigorosa gestione del proprio tempo. Da questo ne deriveranno solo benefici personali e lavorativi.
  • Lo spazio di lavoro. Si può lavorare a casa, in un co-working, in trasferta o andare nella sede del proprio datore di lavoro quando serve. Aumentando in questo modo anche il proprio bagaglio di conoscenze e quindi la possibilità in un contesto più dinamico e innovativo.
  • Una maggiore produttività come la diretta conseguenza dei punti sopra elencati: se hai un buon rapporto con il cliente o il datore di lavoro, se lavori per quando hai fissato nella tua agenda, ma nell’arco dell’intera giornata e non secondo orari prefissati da altri, se puoi muoverti liberamente a seconda delle necessità senza essere obbligato a restare chiuso in un ufficio, allora sarai anche più produttivo. E con te lo sarà il team di collaboratori e l’organizzazione complessiva di lavoro.
  • Riduzione dei costi del lavoro innegabile per il datore di lavoro, dagli spazi di lavoro all’hardware e ai software utilizzati.
  • Maggiore riconoscibilità del proprio marchio aziendale: chi adotta l’utilizzo dello Smart Working si contraddistingue sul mercato e attrae i clienti, i partner e futuri dipendenti.
  • Maggiore coinvolgimento del lavoratore e quindi maggiore motivazione sugli obiettivi aziendali. Lavoratore da remoto non vuol dire dare ogni tanto qualche compito e poi aspettare il risultato ma continuo confronto e condivisone di informazioni. Lo so, questo è difficile anche in un normale ufficio ma in questo caso deve esser d’obbligo perché altrimenti la collaborazione fallisce sul nascere.

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